Zarządzanie Projektami: co to jest i jak działa w praktyce? Kompletny przewodnik
Efektywne zarządzanie projektami stało się kluczowe niemal dla każdej firmy. Nowe produkty, nowe inwestycje, wdrożenia nowych rozwiązań IT czy też usprawnienia organizacyjne to tylko wybrane obszary zarządzane projektowo. Trudno też spotkać firmy, które wdrażają strategie biznesowe bez ich dekompozycji na strategiczne projekty. Zarządzanie projektami stało się tak ważne, że coraz więcej firm decyduje się na stworzenie w sowich strukturach organizacyjnych biura zarządzania projektami (PMO). Coraz bardziej popularną rolą w organizacjach staje się również Kierownik Projektu. Chodzi tu o osobę, która ma profesjonalną wiedzę o tym jak w sposób metodologiczny zarządzać projektami, jak i odpowiednie zdolności interpersonalne, pozwalające na skuteczne zarządzanie zespołem. Zarządzanie projektami to dyscyplina wielowymiarowa. Tylko odpowiednie połączenie właściwych metodologii, aspektów kultury organizacyjnej oraz zachowań ludzkich może sprawić, że firma będzie efektywnie osiągać cele projektowe.
W tym artykule dowiesz się:
Czym jest zarządzanie projektami i dlaczego jest kluczowe dla firm.
Główne metodyki zarządzania projektami, w tym Agile, Waterfall i podejścia hybrydowe.
Kluczowe etapy zarządzania projektem – od rozpoczęcia do zamknięcia.
Jakie narzędzia wspierają efektywne zarządzanie projektami.
Najczęstsze wyzwania w zarządzaniu projektami i sposoby ich przezwyciężania.
Co to jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami to zbiór odpowiednio przemyślanych i skoordynowanych działań prowadzących do tego, że projekty dostarczają wymagane rezultaty w założonym czasie i budżecie. Kluczowe elementy, które powinny zaistnieć w każdej firmie, która chce skutecznie zarządzać projektami to:
Wewnętrzna metodyka zarządzania projektami – istnieje szereg metodologii zarządzania projektami takich jak chociażby Prince2, PMI, Agile i inne. Wszystkie z nich są bardzo kompleksowe i każda z nich rekomenduje, aby ją odpowiednio dostosować do uwarunkowań i potrzeb konkretnej organizacji.
Biuro Zarządzania Projektami (PMO) – Opracowanie wewnętrznej metodyki zarządzania projektami to rola PMO. Ale nie tylko-PMO dba również o to, aby ta metodyka była w firmie skutecznie stosowana i przestrzegana. Dodatkowo PMO odpowiedzialne jest za szkolenia w zakresie zarządzania projektami, wspieranie kierowników projektów jak również za raportowanie do kierownictwa firmy statusów realizowanych projektów
Kompetentni pracownicy w obszarze zarządzania projektami – kierownicy projektów, członkowie zespołów projektowych czy też komitetów sterujących oraz zarządy firm powinny stale rozwijać kompetencje w zakresie zarządzania projektami.
Skuteczne zarządzanie projektami prowadzące do tego, że projekty dostarczają efekty biznesowe w założonym czasie i budżecie daje firmom nieocenione korzyści. Olbrzymią wartością dla każdej firmy jest wdrożenie na czas dobrego produktu na rynek, zrealizowanie inwestycji w nowe moce produkcyjne czy też usprawnienie kluczowego procesu w organizacji. Nie da się tego praktycznie zrobić bez kompetencji w obszarze zarządzania projektami. Współczesne organizacje chcąc odnosić sukcesy rynkowe muszą również doskonalić swoje kompetencje w zarządzaniu strategicznym. Ważne jest, aby mieć dobrze przemyślaną strategię, umieć ją ciągle adoptować do zmieniającej się sytuacji rynkowej oraz umieć ją umiejętnie wdrożyć. Praktycznie każdą strategię firmy wdrażają dekomponując ją na cele strategiczne a te na odpowiednie projekty. W dalszej kolejności należy z tych projektów zbudować odpowiednie portfele i programy, zbudować roadmapę projektów strategicznych i zapewnić im odpowiednie zasoby zarówno ludzkie jak i finansowe. Długoterminowy sukces każdej organizacji zależy od umiejętności skutecznego wdrażania strategii w życie.
Główne metodyki zarządzania projektami
Metodyka zarządzania projektami to zbiór zasad, technik, narzędzi i procesów, które wspierają wfektywne planowanie, realizację i kontrolowanie projektów. Określa ona sposób, w jaki należy prowadzić projekt od jego rozpoczęcia do zakończenia, zapewniając, że cele zostaną osiągnięte w sposób uporządkowany, efektywny i zgodny z wymaganiami. Metodyka zarządzania projektami obejmuje m.in. procesy związane z określaniem celów, planowaniem zasobów, monitorowaniem postępów, zarządzaniem ryzykiem oraz komunikacją w zespole projektowym. Metodyki zarządzania projektami można podzielić na trzy główne kategorie, w zależności od podejścia do realizacji projektów:
Metody tradycyjne:
Waterfall (Kaskadowe): Jest to klasyczne podejście, w którym projekt realizowany jest w ściśle określonych etapach. Każdy etap musi zostać ukończony przed przejściem do kolejnego. Działa najlepiej w przypadku projektów, gdzie wymagania są dobrze określone na początku.
Metody zwinne:
Agile: Filozofia zarządzania projektami, która kładzie nacisk na elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. Projekty są realizowane w krótkich iteracjach z regularnymi przeglądami.
Lean: Koncentruje się na eliminowaniu marnotrawstwa, optymalizacji procesów i dostarczaniu maksymalnej wartości dla klienta przy minimalnym nakładzie zasobów.
Kanban: System zarządzania pracą, który polega na wizualizacji przepływu zadań na tablicach Kanban. Pomaga w identyfikacji problemów i zarządzaniu zadaniami w czasie rzeczywistym.
Scrum: Framework Agile, który dzieli projekt na krótkie iteracje (sprinty). Każdy sprint ma określony cel i czas realizacji, a zespół regularnie ocenia postępy.
Scrumban: Hybrydowe podejście łączące elementy Scrum i Kanban, które umożliwia zarządzanie zadaniami w iteracjach, ale z większą elastycznością w zarządzaniu przepływem pracy.
Extreme Programming (XP): Skupia się na intensywnym programowaniu, częstych testach oraz bliskiej współpracy z klientem. Kładzie nacisk na jakość kodu i szybkie dostosowanie się do zmieniających się wymagań.
PRINCE2: Metoda zarządzania projektami, która łączy strukturalne podejście z elastycznością. Określa precyzyjne procesy, role i dokumentację, jednocześnie pozwalając na zarządzanie ryzykiem i kontrolowanie postępów na każdym etapie projektu.
Hybrydowe zarządzanie projektami
Hybrydowe Zarządzanie Projektami jest połączeniem dwóch (teoretycznie można więcej) metodyk zarządzania projektami do realizacji jednego projektu. W praktyce najczęściej jest to metodyka zwinna oraz tradycyjna Waterfall. Oznacza to, że część prac projektowych polegających zarówno na planowaniu projektu, jak i jego realizacji jest wykonywana w jednej metodyce a część w innej.
Kluczowe etapy zarządzania projektem
Zdecydowana większość najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami wyróżnia cztery główne etapy realizacji projektu:
Etap inicjacji
Etap inicjacji polega na wstępnym zdefiniowaniu kształtu projektu oraz podjęciu decyzji o jego uruchomieniu. W wielu firmach ważnym procesem jest zbieranie pomysłów na nowe projekty. Firmy wychodzą z założenia, że niezwykle cenne jest wykorzystanie potencjału pracowników i ich kreatywności. Dlatego starają się tak zorganizować proces, aby każdy pracownik miał możliwość zgłoszenia pomysłu na nowy projekt. Wiadomo, że nie wszystkie pomysły są wartościowe i nie wszystkie warto czy też da się zrealizować. Dlatego kolejnym krokiem jest ocena pomysłów, do czego często wykorzystywane są modele scoringowe. Po wyselekcjonowaniu najlepszych pomysłów na projekty są one opisywane przy pomocy Kart Projektów, a następnie podejmowane są decyzje o ich realizacji.
Etap planowania
Bazując na założeniach projektu opisanych w Karcie Projektu zespół projektowy rozpoczyna szczegółowe planowanie. Warto tutaj wspomnieć, że pojęcie szczegółowego planowania jest różne dla metodyk zwinnych i tradycyjnych. Dobre przemyślenie sposobu osiągnięcia celu postawionego przed projektem istotnie determinuje jego sukces. Zdecydowanie nie jest dobrą praktyką rozpoczynanie realizacji projektu bez jakiegokolwiek planu, choć w praktyce zdarza się to dość często. Główne elementy planu projektu to:
Karta Projektu
Harmonogram projektu
Budżet projektu
Plan ryzyk
Plan komunikacji
Plan zarządzania zmianą
Etap realizacji
Etap realizacji to etap faktycznych działań prowadzących do osiągnięcia celu projektu. Są to zarówno merytoryczne działania wynikające bezpośrednio z harmonogramu projektu, jak również szereg działań zarządczych (monitorowanie, raportowanie, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zmianami w planie projektu, zarządzanie interesariuszami) realizowanych przez Kierownika oraz Sponsora Projektu.
Etap zamknięcia
Etap zamknięcia polega na oficjalnym zamknięciu i podsumowaniu projektu. Dobrą praktyką jest wypełnienie Karty Zamknięcia Projektu. Elementami takiej Karty są między innymi „wnioski poprojektowe” oraz „lessons learned”. Lessons Learned są szczególnie istotne, ponieważ ich analiza pozwala lepiej planować i realizować kolejne projekty.
Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają lepszą organizację zespołu, kontrolę budżetu, zarządzanie ryzykiem i automatyzację wielu procesów. Pozwalają na efektywne śledzenie postępów, szybką identyfikację problemów i płynną komunikację między członkami zespołu.
FlexiProject to zaawansowane, wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które wspiera organizacje na każdym etapie realizacji projektów. Dzięki elastyczności, intuicyjnemu interfejsowi oraz rozbudowanym funkcjonalnościom, FlexiProject umożliwia efektywne planowanie, realizację oraz monitorowanie projektów. Narzędzie to umożliwia integrację wszystkich procesów związanych z zarządzaniem projektami – od planowania, przez budżetowanie, alokację zasobów, aż po kontrolę ryzyka i raportowanie postępów.
Najważniejsze funkcje narzędzi do zarządzania projektami
Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami takie jak FlexiProject oferują szereg funkcji, które umożliwiają efektywne zarządzanie projektami o różnej skali i złożoności. Oto najważniejsze z nich:
Wykres Gantta: Prezentuje w postaci graficznej cały harmonogram projektu. Na wykresie Gantta w łatwy sposób można pokazać sekwencję realizacji poszczególnych zadań projektowych, a co najważniejsze, można zaprojektować logiczne powiązania pomiędzy zadaniami projektowymi. Wykres Gantta pozwala również na analizę ścieżki krytycznej.
Zarządzanie portfelem projektów: Projekty o podobnym charakterze warto pogrupować w portfele projektów. Oddzielnym portfelem projektów mogą być projekty rozwoju nowych produktów, projekty strategiczne, inwestycyjne czy też usprawnień organizacyjnych. Zarządzanie portfelami projektów pozwala lepiej zarządzać wdrażaniem strategii firmy.
Zarządzanie wdrażaniem strategii: Polega głównie na precyzyjnym powiązaniu celów strategicznych firmy z projektami oraz wskaźnikami KPI. Zarząd firmy może wówczas w łatwy sposób analizować stopień realizacji poszczególnych celów strategicznych.
Zarządzanie ryzykiem: Identyfikacja ryzyk projektowych oraz skuteczne zarządzanie nimi to ważny element każdego projektu. Każdy zespół projektowy powinien regularnie omawiać ryzyka projektowe. Przy realizacji dużych, kompleksowych projektów zdecydowanie warto prowadzić rejestr ryzyk projektowych.
Planowanie i monitorowanie budżetu: Realizacja projektu zgodnie z przyjętym budżetem to jedno z fundamentalnych założeń, wynikających wprost z definicji projektu. W praktyce nie wszystkie projekty wymagają tworzenia i monitorowania budżetu. Do takich projektów należą te realizowane własnymi zasobami i z którymi nie są związane praktycznie żadne wydatki. Natomiast duże projekty inwestycyjne czy też związane z rozwojem nowych produktów zdecydowanie wymagają dobrego zarządzania budżetem projektu.
Zarządzanie zasobami: Brak wystarczających zasobów projektowych do realizacji wszystkich projektów w firmie to jeden z ważniejszych problemów spotykanych w organizacjach. Dlatego zarządzanie zasobami projektowymi to jeden z najważniejszych procesów, wpływających na ostateczny sukces projektów. Zarządzanie zasobami składa się z dwóch głównych procesów: planowania zapotrzebowania na zasoby oraz alokacji zasobów.
Raportowanie i analizy: Raporty i analizy są potrzebne zarówno kierownikom projektów i zespołom projektowym jak również PMO, sponsorom projektów, komitetom sterującym oraz zarządom firm. Osoby odpowiedzialne za monitorowanie realizacji projektów potrzebują wyczerpującej i dobrze zaprezentowanej informacji zarządczej.
Automatyzacja procesów: Współczesne narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami – m.in. FlexiProject – pozwalają automatyzować szereg procesów związanych z zarządzaniem projektami. Do tych procesów należą automatyczne ścieżki decyzyjne, automatyczne powiadomienia, automatyczne raportowanie, czy też możliwość tworzenia szablonów dla projektów o powtarzalnym charakterze.
Współpraca i komunikacja: to kluczowe aspekty funkcjonowania dobrego zespołu projektowego. W dobrych narzędziach do zarządzania projektami istnieją wbudowane komunikatory.
Integracja z innymi narzędziami: Firmy wykorzystują w codziennej pracy wiele systemów informatycznych i kluczowe jest, aby w określonym zakresie one ze sobą współpracowały. Najczęściej spotykane integracje takich programów jak FlexiProject dotyczą: Ms Excel, Ms Project, Jira, Systemy klasy ERP, Active Directory, Ms Teams czy też Outlook.
Dynamika zmian zachodzących w otoczeniu konkurencyjnym i gospodarczym, a co za tym idzie w samych firmach powoduje, że organizacje muszą przezwyciężać szereg wyzwań aby coraz lepiej zarządzać projektami. Do głównych wyzwań należą:
Zapewnienie odpowiednich zasobów dla rozpoczynanych i realizowanych projektów. Potrzeba realizacji nowych projektów sprawia, że są one rozpoczynane często bez zapewnienia im właściwych zasobów. Konsekwencją są częste opóźnienia w realizacji kamieni milowych jak i całych projektów, niższa jakość dostarczanych rezultatów jak również demotywacja zespołów projektowych
Brak spójności realizowanych projektów z celami strategicznymi firmy. Wynikiem takiego postępowania jest zbyt duża liczba realizowanych projektów oraz niższa skuteczność w realizacji strategii.
Nieefektywne narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami. Wiele firm bazuje często na własnoręcznie opracowanych rozwiązaniach z wykorzystaniem Excela, Worda, Outlooka. Takie rozwiązania nie sprawdzają się przy realizacji wielu projektów równocześnie, gdzie dokładność danych czy też łatwa ich dostępność są kluczowe. Takie narzędzia nie wspierają pracy grupowej oraz dobrej komunikacji.
Brak PMO i dobrych standardów. Dobre PMO ma ogromy wpływ na jakość realizacji projektów w organizacjach. Rola PMO jest opracowanie wewnętrznych standardów zarządzania projektami, ich promocja w organizacji, wsparcie dla zespołów projektowych oraz raportowanie statusów realizowanych projektów.
Niewystarczające kompetencje do zarządzania projektami. Dość często kierownikami projektów zostają przypadkowe osoby – nie posiadające profesjonalnej wiedzy w zarządzaniu projektami. To samo dotyczy członków zespołów projektowych, komitetów sterujących czy też sponsorów projektów. Dostarczanie szkoleń i odpowiednich kompetencji to ważna rola biura zarządzania projektami.
Brak dobrego planowania projektów. Opracowanie dobrego planu projektu wymaga czasu i często nie jest łatwe. Ale rozpoczynanie projektu bez dobrego planu jest działaniem nierozważnym. Zdecydowanie bardziej opłaca się dobrze przemyśleć projekt na początku niż poprawiać różne rzeczy w trakcie jego realizacji.
Brak koncentracji na osiąganiu celów stawianych przed projektami. Osiągnięcie celu postawionego przed projektem to główne zadanie zespołu projektowego i zawsze powinno być najważniejszym priorytetem.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
Włodzimierz jest członkiem zarządu FlexiProject i ekspertem w zarządzaniu projektami. Przez ponad 20 lat zdobywał bogate doświadczenie, pracując z polskimi i międzynarodowymi firmami przy realizacji dziesiątek dużych projektów - dziś z pasją wykorzystuje je przy tworzeniu systemu FlexiProject. Kieruje zespołem odpowiedzialnym za jego rozwój, wdrożenie i promocję, pomagając współczesnym firmom osiągać cele.
