Wdrożenie programu FlexiProject w Grupie SMAY

Smay Group od ponad 32 lat dostarcza innowacyjne i kompleksowe rozwiązania w zakresie wentylacji i ochrony przeciwpożarowej. Tworzy jedne z najlepszych rozwiązań wentylacyjnych. Smay Group jest nie tylko producentem, ale także ekspertem w dziedzinie rozwiązań wentylacyjnych. Koncentruje się na ciągłym, systematycznym rozwoju, obejmującym wdrażanie innowacyjnych produktów, technologii i procesów produkcyjnych. Nieustannie inwestuje w rozwój pracowników, własną myśl technologiczną i zakłady produkcyjne. Do tej pory z produktów i usług Smay skorzystało ponad 15 000 klientów w ponad 34 krajach na całym świecie. Firma posiada nowe obiekty produkcyjne i magazynowe zlokalizowane w Podłężu koło Krakowa. Posiada również nowoczesny park maszynowy, który jest zsynchronizowany z systemem zamówień i zautomatyzowaną obsługą klienta.

Kontekst wdrożenia

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu profesjonalnego oprogramowania do zarządzania projektami i portfelem projektów, Smay posiadał opisane standardy zarządzania projektami, ale pracował na rozproszonych narzędziach z pakietu MS Office. Spowodowało to szereg problemów komunikacyjnych i nie pozwoliło na efektywne planowanie i zarządzanie wieloma projektami. Firma dokładnie przeanalizowała kilka rozwiązań dostępnych na rynku i zdecydowała się na oprogramowanie FlexiProject.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie oprogramowania składało się z kilku etapów i przebiegło niezwykle sprawnie. Intuicyjność i łatwość obsługi FlexiProject, pomimo faktu, że jest to dość złożone narzędzie, z pewnością pomogła przezwyciężyć początkowy opór pracowników przed koniecznością korzystania z „innego systemu” w organizacji. Na początku użytkownicy mieli możliwość zapoznania się z systemem na wersji testowej, a następnie, z pomocą Koordynatora Projektu, zaczęli wprowadzać do systemu własne projekty. Obecnie FlexiProject jest wykorzystywany przez działy: Rozwoju Produktu, Badań i Analiz oraz Zarządzania. Firma korzysta z szerokiego zakresu funkcjonalności dostępnych w systemie i są to: karta projektu, harmonogramy z wykresem Gantta, budżet, ryzyka projektu, rezultaty, żądania zmian w planie projektu, portfele projektów, ścieżki zatwierdzania i inne. Smay regularnie korzysta również z funkcji tworzenia wniosku o zmianę, gdy zmieniają się założenia i plan projektu musi zostać dostosowany do nowych realiów. Takie zmiany podlegają pełnej kontroli i zawsze są zatwierdzane przez kierownictwo firmy. Za pomocą systemu realizowane są projekty rozwojowe/modernizacyjne, badawcze i inne – z roku na rok jest ich w Smay coraz więcej.

Korzyści z wdrożenia systemu FlexiProject

Wdrożenie systemu FlexiProject w Smay pozwoliło firmie osiągnąć nowy poziom efektywności zarządzania projektami. Poprawiła się komunikacja, przejrzystość i dostępność informacji o statusie każdego projektu, a także można natychmiast zobaczyć, gdzie występują zagrożenia i gdzie potrzebna jest reakcja ze strony kierownictwa lub zarządu firmy. Sukcesem jest również to, że system jest chętnie wykorzystywany przez pracowników i dostrzegają oni jego wartość dodaną w organizacji.