Implementace softwaru pro řízení projektů a portfolia projektů FlexiProject ve skupině Smay Group

Společnost Smay Group poskytuje inovativní a komplexní řešení v oblasti ventilace a požární ochrany již více než 32 let. Vytváří jedny z nejlepších řešení ventilace. Společnost Smay Group je nejen výrobcem, ale také odborníkem na řešení ventilace. Zaměřuje se na nepřetržitý a systematický vývoj, který zahrnuje zavádění inovativních výrobků, technologií a výrobních procesů. Neustále investuje do rozvoje zaměstnanců, vlastního technologického myšlení a výrobních zařízení. Produkty a služby společnosti Smay dosud využilo více než 15 000 zákazníků ve více než 34 zemích světa. Společnost má nové výrobní a skladovací prostory v Podluží u Krakova. Má také moderní strojový park, který je synchronizován s objednávkovým systémem a automatizovaným zákaznickým servisem.

Kontext provádění

Před rozhodnutím implementovat profesionální software pro řízení projektů a portfolia měla společnost Smay popsané standardy projektového řízení, ale pracovala s distribuovanými nástroji z MS Office. To způsobilo řadu komunikačních problémů a neumožnilo efektivní plánování a řízení více projektů. Společnost pečlivě analyzovala několik řešení dostupných na trhu a rozhodla se pro software FlexiProject.

Průběh provádění

Implementace softwaru měla několik fází a proběhla velmi hladce. Intuitivnost a snadnost používání FlexiProjectu, přestože se jedná o poměrně složitý nástroj, jistě pomohla překonat počáteční odpor zaměstnanců k nutnosti používat v organizaci „další systém“. Uživatelé měli nejprve možnost seznámit se se systémem na testovací verzi a poté s pomocí projektového koordinátora začali do systému zadávat vlastní projekty. V současné době oddělení používají FlexiProject: Vývoj produktů, Výzkum a analýza a Management. Společnost využívá širokou škálu funkcí, které jsou v systému k dispozici, a to: projektovou chartu, harmonogramy s Ganttovým diagramem, rozpočet, projektová rizika, výstupy, požadavky na změnu projektového plánu, projektová portfolia, schvalovací cesty a další. Smay také pravidelně používá funkci pro vytvoření žádosti o změnu, kdykoli se změní předpoklady a je třeba přizpůsobit plán projektu novým skutečnostem. Tyto změny jsou plně pod kontrolou a vždy je schvaluje vedení společnosti. S jeho pomocí se realizují rozvojové/modernizační, výzkumné a další projekty – těchto projektů se ve Smay realizuje každým rokem více a více.

Výhody zavedení systému FlexiProject

Zavedení systému FlexiProject ve společnosti Smay umožnilo společnosti dosáhnout nové úrovně efektivity řízení projektů. Zlepšila se komunikace, transparentnost a dostupnost informací o stavu jednotlivých projektů a je možné okamžitě zjistit, kde jsou rizika a kde je třeba reagovat ze strany vedení nebo představenstva společnosti. Úspěchem je také to, že zaměstnanci systém ochotně používají a vidí jeho přidanou hodnotu v organizaci.